財務與分析工作使用EXCEL的心得經驗分享(1)

前言:為何要學EXCEL?

在我從事財務或分析工作時，EXCEL是我最常使用的工具。之所以會特別鑽研EXCEL，主要是因適用度高，且通常每間有電腦的公司，都會買微軟的OFFICE系列，所以應該都會有EXCEL軟體。

而EXCEL這套軟體，如維基百科的介紹

Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh作業系統的電腦編寫的一款試算表軟體。直觀的介面、出色的計算功能和圖表工具，再加上成功的市場行銷，使Excel成為最流行的個人電腦資料處理軟體。在1993年，作為Microsoft Office的組件發布了5.0版之後，Excel就開始成為所適用操作平台上的電子製表軟體的霸主。

儘管很多人可能只懂得最基本的輸入資料或在「資料編輯列」進行計算，單純只把EXCEL當成存放資料或報表檔案。

但其實如果能學會函數與公式甚至是VBA程式，以系統化的方式來做工作表的設計，就能更有效率地去達成您的目標。

另外也是因為EXCEL在台灣的工作環境實在是太重要了，不管你是使用什麼ERP系統、外部財務資料來源、會計師事務所要來查帳或是公司內部給高階人員看的報表，最常用來存放資料與計算數字的，據我工作經驗，通常都是EXCEL(或是EXCEL當基礎去製作POWER POINT投影片)，所以有心在財務工作的人，除了英文，建議EXCEL也要懂一些較好。，

舉例-如何能增加EXCEL能力?

例如來說:

在構思工作表時，在處理計算欄位的「第一格公式」時，要想的是如何設計好就能直接往下拉，並且絕對位置與相對位置要設好，才能範圍內填滿所第一格的公式，並且能適用。

而「第一格公式」要能適用每筆資料的計算，盡量不要讓例外存在，如果有例外，要盡量讓例外情況納入考量，這樣日後若有其他擴編情況，也是改完第一格公式，然後一樣往下拉去，一次性地把公式填到所有欄位，而不是要改的話，每個儲存格逐一修改。

今天要是只有十個、一百個，還可能能這樣修改，但如果像我以前資料數是十萬筆以上，那還要這樣改，只會改到天荒地老，根本難以做到。

孫子兵法始計篇:「決勝於廟堂之上」

當我們在設計EXCEL表格時，要長遠考量，以標準化的「理念」去處理，才能讓資料處理上更有效率!

如此不管在投資(如果選擇EXCEL來管理)或是工作上，都能替您省下很多寶貴時間與精力，讓您把時間投注在更有效益的事物上。

建議學習EXCEL的方向

以我個人經驗來看，在EXCEL時有幾個面向是要去學會的。

1、函數

除了最基本的SUM之類的，常用的有下列函數:

VLOOKUP

HLOOKUP、OFFSET

SUMIF、COUNTIF

INDEX、MATCH

Sumproduct、SUMIFS

先前有次我在面試某財務工作，主管竟然出上機考，考我VLOOKUP怎麼去運用，可見VLOOKUP的重要性。

2、單一個函數或多個函數組成公式

3、單一工作表設計

4、多個工作表的設計「架構」

例如「資料」工作表與「結果」工作表要分開來，有些主管不想看到您設計的複雜工作表，所以要適當去做隱藏，讓給主管的EXCEL檔案，就只有show最終「成果」工作表(主管要看的結果)。

5、活頁簿

有些人作法會在工作表內連結上不同活頁簿的檔案，這在所有檔案是你能掌控時可能可行，但實際上檔案可能是在別人那邊控管，所以實施上會有困難，所以我會偏好「不連結」其他活頁簿的方式。

6、樞紐分析表

之所以要將資料「標準化」也是為了在進行樞紐分析不要出問題，而一個好的樞紐分析，能替您在分析資料時解決許多問題，並有助看出別人看不出的問題!

可參考「對投資新手的簡單易懂教學-EXCEL的樞紐分析在財務分析的應用教學」一文。

7、圖表或樞紐分析圖

8、善用凍結視窗

「檢視」選項下面有個「凍結視窗」，適當地設定，能節省移動視窗的時間，雖然是小地方，但積砂成塔，提升效率就是要從小地方開始。

9、善用「群組」功能

對於沒有一定要看到、但有必要存在的「資料」，有人可能會選擇「隱藏」來處理，但其實選項下面有的「組成群組」，以「群組」按鈕代替看不到的隱藏，會比較好，因為隱藏起來，有時沒注意到就會忘了這邊有資料被收起來，利用「群組」至少有個標記能提醒使用者這邊有資料被收起來。

10、VBA

若一些重複性高的工作，可以考慮寫VBA程式來執行，例如先前在整理會計資料時，前人可能是用一個下午來做，但我那時寫上VBA程式，結果半小時去跑就自動做完了。但缺點是若您離職後下一個接手的人不一定會VBA，屆時您寫的VBA程式可能英雄無用武之地。

其他若有想到再補充…

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