財務與分析工作使用EXCEL的心得經驗分享

財務與分析工作使用EXCEL的心得經驗分享

前言:為何要學EXCEL?

在我從事財務或分析工作時,EXCEL是我最常使用的工具。之所以會特別鑽研EXCEL,主要是因適用度高,且通常每間有電腦的公司,都會買微軟的OFFICE系列,所以應該都會有EXCEL軟體。

而EXCEL這套軟體,如維基百科的介紹

Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh作業系統的電腦編寫的一款試算表軟體。直觀的介面、出色的計算功能和圖表工具,再加上成功的市場行銷,使Excel成為最流行的個人電腦資料處理軟體。在1993年,作為Microsoft Office的組件發布了5.0版之後,Excel就開始成為所適用操作平台上的電子製表軟體的霸主。

儘管很多人可能只懂得最基本的輸入資料或在「資料編輯列」進行計算,單純只把EXCEL當成存放資料或報表檔案。

但其實如果能學會函數與公式甚至是VBA程式,以系統化的方式來做工作表的設計,就能更有效率地去達成您的目標。

另外也是因為EXCEL在台灣的工作環境實在是太重要了,不管你是使用什麼ERP系統、外部財務資料來源、會計師事務所要來查帳或是公司內部給高階人員看的報表,最常用來存放資料與計算數字的,據我工作經驗,通常都是EXCEL(或是EXCEL當基礎去製作POWER POINT投影片),所以有心在財務工作的人,除了英文,建議EXCEL也要懂一些較好。,

舉例-如何能增加EXCEL能力?

例如來說:

在構思工作表時,在處理計算欄位的「第一格公式」時,要想的是如何設計好就能直接往下拉,並且絕對位置與相對位置要設好,才能範圍內填滿所第一格的公式,並且能適用。

而「第一格公式」要能適用每筆資料的計算,盡量不要讓例外存在,如果有例外,要盡量讓例外情況納入考量,這樣日後若有其他擴編情況,也是改完第一格公式,然後一樣往下拉去,一次性地把公式填到所有欄位,而不是要改的話,每個儲存格逐一修改。

今天要是只有十個、一百個,還可能能這樣修改,但如果像我以前資料數是十萬筆以上,那還要這樣改,只會改到天荒地老,根本難以做到。

孫子兵法始計篇:「決勝於廟堂之上」

當我們在設計EXCEL表格時,要長遠考量,以標準化的「理念」去處理,才能讓資料處理上更有效率!

如此不管在投資(如果選擇EXCEL來管理)或是工作上,都能替您省下很多寶貴時間與精力,讓您把時間投注在更有效益的事物上。

建議學習EXCEL的方向

以我個人經驗來看,在EXCEL時有幾個面向是要去學會的。

1、函數

除了最基本的SUM之類的,常用的有下列函數:

VLOOKUP

HLOOKUPOFFSET

SUMIFCOUNTIF

INDEXMATCH

SumproductSUMIFS

先前有次我在面試某財務工作,主管竟然出上機考,考我VLOOKUP怎麼去運用,可見VLOOKUP的重要性。

2、單一個函數或多個函數組成公式

3、單一工作表設計

4、多個工作表的設計「架構」

例如「資料」工作表與「結果」工作表要分開來,有些主管不想看到您設計的複雜工作表,所以要適當去做隱藏,讓給主管的EXCEL檔案,就只有show最終「成果」工作表(主管要看的結果)。

5、活頁簿

有些人作法會在工作表內連結上不同活頁簿的檔案,這在所有檔案是你能掌控時可能可行,但實際上檔案可能是在別人那邊控管,所以實施上會有困難,所以我會偏好「不連結」其他活頁簿的方式。

6、樞紐分析表

之所以要將資料「標準化」也是為了在進行樞紐分析不要出問題,而一個好的樞紐分析,能替您在分析資料時解決許多問題,並有助看出別人看不出的問題!

7、圖表或樞紐分析圖

8、善用凍結視窗

「檢視」選項下面有個「凍結視窗」,適當地設定,能節省移動視窗的時間,雖然是小地方,但積砂成塔,提升效率就是要從小地方開始。

9、善用「群組」功能

對於沒有一定要看到、但有必要存在的「資料」,有人可能會選擇「隱藏」來處理,但其實選項下面有的「組成群組」,以「群組」按鈕代替看不到的隱藏,會比較好,因為隱藏起來,有時沒注意到就會忘了這邊有資料被收起來,利用「群組」至少有個標記能提醒使用者這邊有資料被收起來。

10、VBA

若一些重複性高的工作,可以考慮寫VBA程式來執行,例如先前在整理會計資料時,前人可能是用一個下午來做,但我那時寫上VBA程式,結果半小時去跑就自動做完了。但缺點是若您離職後下一個接手的人不一定會VBA,屆時您寫的VBA程式可能英雄無用武之地。

其他若有想到再補充…

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貝多羅

曾在上市櫃財務會計單位服務多年,經歷財務、徵信與經營分析等工作,喜歡爬山、旅遊與閱讀。 取筆名「貝多羅」是因最初的佛經是刻寫在貝多羅葉上,希望我的文章能有文以載道之效。

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