財務與分析工作使用EXCEL的心得經驗分享(2)

前言

上一篇「財務與分析工作使用EXCEL的心得經驗分享(1)」是在說明為何要學Excel與學習Excel的方向，而本篇文章則是以自已的感想對「Excel能在中小企業的用處」、「Excel與ERP如何搭配」與「Excel的缺點限制」做出說明。

Excel在中小企業的用處

個人想法是，專業好用的ERP價格不斐，且都通常需要一定訓練才能上手，有時還因為某些ERP的架構比較僵固，設定上不一定符合需求(例如你要想要自動計算的欄位卻因為限制只能手動填值...)，可能還要經過持續的客製化調整。

這樣對於一般的中小企業或是微型創業者，可能因此會負擔不小。

因此在公司規模尚小或交易量尚屬單純的初期階段，若能善用電腦通常會安裝的Excel軟體，依靠好用的計算功能與彈性的格式架構，且將資料一致性的標準化，來完成記帳或自編基本報表，甚至能夠製作分析圖表與樞鈕分析，應該也算一種實在的權宜之計。

等到將來公司規模變大或交易量增加到Excel無法處理的地步時，且人力(ERP的維護與修改)與財力也都足夠時，屆時再購買功能更強大的專業ERP，也當符合企業每階段的不同需求。

最後一哩路（Last Mile）

但即使有專業的ERP後，例如像鼎新或是SAP系統導出的資料，也都還有一定的原始資料型態，因此通常還是需要透過Excel開啟與處理(例如公式計算或調整)，才會變成資料使用者能接受的內容。

這種是原始ERP資料再處理才能使用的情況，就像Excel是ERP系統到使用者的「最後一哩路（Last Mile）」，這以我的使用經驗來說，這通常是一定會有的情況，而且處理上需要花一定的時間，像是結帳時其實時間壓力很大，所以若能盡量縮短「最後一哩路」的時間，應該會讓負責結帳的人輕鬆很多。

最後一哩路（Last Mile）
原意指完成長途跋涉的最後一段里程，引申為完成一件事情時的最終關鍵性步驟（通常還說明此步驟充滿困難）。通信業經常使用「最後一哩路」來指代從通信服務提供商的機房交換機到用戶電腦等終端設備之間的連接。
以上引述自維基百科

Excel的缺點限制

資料不一定都是列與欄的組成

雖然說Excel功能強大，但其本質上依舊是「試算表」軟體，資料庫功能絕對不會比專業的ERP更強大。

比喻來說，Excel是列與欄的組成，就像計算面積的「長*寬」，但實際上資料可能是像「長*寬*高」這種組合，資料有其「縱深」所在，只靠簡單的「列與欄」無法完整表達資料的全貌。所以面對複雜的情況時，在處理上就需要有技巧與合理地處理。

處理量太大時容易出錯當掉

同樣地因為Excel只是試算表軟體(這很重要，所以再說一次)，所以只要計算的數量一多，整個檔案容易變得又大又慢，更麻煩的是容易當掉或開不起來。

提供二個「處理量太大時容易出錯當掉」簡單解決方式

第一個就是考慮如何盡可能降低檔案需要執行的「非必要」動作，最簡單的方式就是把所有的格式「清除」，什麼漂亮的顏色或格式都不需要，只留檔案裡必要的計算。

第二個就是，將原本檔案，分割成不同的小檔案減輕個別檔案的計算處理壓力，然後將各個小檔案最後計算出的結果，用「貼值」的方式整合到一個檔案裡。

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